Come Aumentare la Produttività al Lavoro. Parte Prima.

Il Caso di Emanuele.

Quando visito le aziende o incontro manager, middle-manager, funzionari, dirigenti, capireparto, responsabili di produzione e chi più ne ha più ne metta uno dei primi problemi che mi sottopongono, o forse il primo in assoluto, è quello del poco tempo a disposizione. Il continuo saltare da un attività all’altra e delle continue attività che si sommano o delle pratiche che si accumulano sulla scrivania senza tregua sono una delle maggiori cause di stress ed ansia.

Ancor di più questo accade nel campo dei liberi professionisti dove i clienti diventano sempre più esigenti e la concorrenza straccia i prezzi delle prestazioni. Approfondiremo però la situazione dei liberi professionisti in una serie di articoli specifici.

Se vi siete riconosciuti nella situazione che ho descritto qui sopra sappiate che siete in ottima compagnia ma soprattutto che si può fare qualcosa di preciso e specifico e che da risultati in oltre l’ottanta per cento delle situazioni.

Si potrebbero scrivere decine o meglio centinaia di post a riguardo ma mi limito a presentarvi tre situazioni tipo di clienti che hanno deciso di contattarmi per espormi il loro problema e cercare una soluzione.

Il primo caso che vi propongo è quello di un dipendente con una anzianità di servizio di circa vent’anni in un azienda ch produce integratori.

Durante il primo incontro Emanuele racconta la sua situazione e le frasi su cui pongo la mia attenzione sono le seguenti:

1. Sono oberato dal lavoro
2. Telefonate ed email mi interrompono continuamente
3. Oltre al mio lavoro devo assistere i miei colleghi più giovani che mi chiedono aiuto
4. Il mio capo continua ad assegnarmi nuovi task e sono tutti urgenti
5. A fine giornata sono esausto ma sento di aver lavorato tantissimo per gli altri ma poco sulle mie attività.

A questo punto verifico se la situazione lavorativa di Emanuele ha un impatto sulla sua vita personale ma lui mi conferma che non è questo il caso.

Il racconto di Emanuele descrive una situazione tipica e relativamente “facile” da affrontare con poche sedute.

La prima cosa da fare con Emanuele è istruirlo su tecniche di concentrazione e gestione delle priorità. Vi sono molte tecniche di queste genere e il lavoro che abbiamo fatto insieme è quello di trovare quelle che meglio si adattavano al suo stile. Ricordatevi infatti che non esistono tecniche che vanno bene per tutti. Non mi soffermo ora su queste tecniche ma ne parlerò presto in altri post.

Durante questa fase, mentre Emanuele apprende le tecniche, lo faccio lavorare sulla sua consapevolezza, sul suo senso del lavoro e sul rispetto reciproco tra colleghi, superiori e sottoposti. Se vi state chiedendo perché si lavora su questi concetti e non semplicemente sulle tecniche è presto detto in questo post.

Al termine del percorso durato cinque sedute Emanuele ha acquisito delle tecniche organizzative di immediata applicazione e una maggiore sicurezza ed autostima che gli permettono di organizzare la sua giornata lavorativa nel seguente modo:

1. Nei primi minuti della giornata Emanuele organizza le sue priorità per la giornata.
2. Ogni volta che il suo capo gli affida un nuovo lavoro Emanuele lo mette al corrente delle priorità che al momento sta portando e chiede se il nuovo lavoro ha una priorità maggiore o meno di quello che sta seguendo al momento.
3. Email e telefonate vengono valutate e gestite in certi momenti durante la giornata e non hanno più la priorità sul lavoro di Emanuele. Certamente ci sono le emergenze da gestire ma ora Emanuele valuta se veramente sono emergenze o meno.
4. Emanuele ora gestisce in maniera più efficiente le richieste di aiuto dei colleghi. Si rende sempre disponibile ma evita che i problemi dei colleghi passino a lui.
5. Gli ultimi minuti della giornata Emanuele riepiloga quello che ha fatto in modo da verificare quanto è stato produttivo e tenere traccia del lavoro fatto. In questo modo indirettamente ha uno strumento per valutare il carico di lavoro sia per lui che per il suo capo.

Abbiamo incontrato Emanuele dopo circa sei mesi dal termine della formazione per verificare i progressi e le eventuali azioni correttive.

Emanuele era entusiasta dei risultati raggiunti, sapeva di dover ancora migliorare ma era riuscito a mettere in pratica buona parte dei nostri suggerimenti ed i risultati raggiunti in merito all’incremento di produttività erano più che soddisfacenti.